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PDF vs Andere

Die Vorteile und Nutzen von PDF-Formularen und PDF-Dokumenten zeigen in der Summe vor allem eines:

Sie sind unschlagbar.

Das kennen Sie: Elektronische Dokumente weiterzugeben funktioniert längst nicht immer reibungslos. Was auf dem ursprünglichen Computer prima aussieht und meist auch 1:1 ausgedruckt werden kann, sieht auf dem Computer der Kollegin / des Kollegen völlig unbrauchbar aus. Und das, obwohl der gleiche Computertyp und sogar das gleiche Textprogramm verwendet wurden.

Noch verheerender wird das Ergebnis, wenn man zwar denselben Computertyp verwendet, jedoch eine andere Textverarbeitung. Bei MS Word genügt mitunter eine ältere Programmversion, und die Datei ist unlesbar. Vollständig im Regen stehen Benutzer, die beispielsweise einen Macintosh, einen Linux- oder BSD-Rechner verwenden.

Die Lösung dieser Probleme: Das Portable Document Format (PDF).

PDF bringt Ihnen noch mehr Vorteile:

Die Sicherheit der Dokumente ist ein weiterer wichtiger Pluspunkt der PDF Technologie: PDF's lassen sich auf verschiedene Arten vor unbefugtem Zugriff schützen. Alle Änderungen können aufgezeichnet werden, das Dokument lässt sich via User-Management kontrollieren.

Sie können das Layout Ihrer Papiere übernehmen. Dies fördert bei den Mitarbeitern, wie die Erfahrung mit diversen internationalen e-Forms Projekten zeigt, das Vertrauen und senkt die Hemmschwelle bei der Nutzung elektronischer Dokumente. Ausserdem kann ein PDF jederzeit in professioneller Qualität ausgedruckt werden; selbst Druckereien können PDF-Dokumente ohne jede Nachbearbeitung reproduzieren.

Wesentlich geringere Kosten in der Pflege und Lagerung. Dieselbe Datei ist für unterschiedliche Zwecke und mehrere Medien nutzbar. Zudem ist der Verbreitungsgrad von PDF-Dokumenten und PDF-Formularen inzwischen so hoch, dass von einem De-facto-Standard gesprochen wird (zum PDF Format existieren mehrere ISO Standards).

Individuell, aber anpassungsfähig: Elektronische Formulare werden in der Regel von Hand erzeugt und layoutet. Zudem lassen sich PDF-Formulare in jede Art von Workflow einbinden. Per Javascript können PDF-Formulare mit einer gewissen Intelligenz versehen werden. Das heisst, es werden Eingabevalidierungen und Hilfestellungen in das Dokument eingebaut, ausserdem können die Felder auch direkt via ADBC (Adobe Database Connectivity) oder via SOAP (XML) Schnittstelle mit Datenbanken verbunden werden.

Zusätzliche Funktionen: Jedes PDF-Dokument kann mit erweiterten Rechten für den Adobe Reader versehen werden. So lässt sich beispielsweise im kostenlosen Adobe Reader ein ausgefülltes Formular abspeichern, ein Dokument digital signieren oder mit Kommentaren ergänzen. Die Erweiterung der Rechte eines e-Forms erreicht man nur (exklusiv) über den Adobe Reader Extension Server (ARES).

Optimale Serveranbindung: Für Dokumente im PDF Format steht eine Vielzahl von Servern zur Verfügung. Diese decken alle Bereiche der IT ab, von der Dokumentenkontrolle bis hin zur vollautomatisierten Datenverarbeitung der PDF-Formulare.

All diese Faktoren tragen dazu bei, dass mit elektronischen PDF-Dokumenten bestehende Arbeitsabläufe vollständig digitalisiert werden können. Dank dem Funktionsumfang der Server sind der Erweiterbarkeit und der Integration keine Grenzen gesetzt.

Sprechen Sie deshalb mit uns über Ihren Bedarf, wir begleiten Sie gerne von der Analyse bis zur Einführung Ihrer PDF-Dokumente und -Formulare in den Abteilungen.

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